Året nærmer seg slutten, og vi vet alle hva som venter ved starten av et nytt år- årsoppgjøret. Ta tak nå, da er du i rute. Her har du 9 tips for å komme deg i gang!

Gjennom årets to siste måneder får kundesenteret vårt mange henvendelser om nettopp årsoppgjøret. Tidvis fortvilte senterledere synes årsoppgjøret er både omfattende og tidkrevende. Er du smart, kan du allerede nå skaffe deg en god oversikt over hva som er viktig å dokumentere i balansen, slik at du i januar kan fokusere mest på å skaffe nye medlemmer til treningssenteret ditt.

For at du skal slippe å bruke mer tid og energi enn nødvendig på regnskap i ellers travle januardager, har vi laget en sjekkliste med ni punkter du bør ha i orden når du leverer underlaget til årsoppgjøret.

1. Start i desember med å avtale frister med regnskapsfører og revisor for innlevering og dokumentasjon til årsoppgjøret
   
   
2. Ta en sjekk i medlemslistene dine, og gjør opp status på medlemmer som ikke har betalt medlemsavgiften. Medlemsavgifter som høyst sannsynlig aldri vil bli drevet inn, skal du heller ikke føre i balansen. Vil du lese mer om dette, se vår artikkel Slutt å lure deg selv – disse fordringene bør du avskrive.
   
   
3. Pass på at regnskapsføreren din får tilsendt alt av bilag.
   
   Meld fra til regnskapsfører om:
   - remitteringsrapporter/bankbilag
   - konstaterte tap på fordringer
   - privatuttak av varer eller tjenester
   - verdi- og aksjepapirer
   - avsetning til tap på kundefordringer (se pkt 8)
   - liste over leide eller leasede driftsmidler. Ikke glem at husleie inngår i dette punktet, med mindre du eier lokalene du driver i.
   
   Ettersom det blir mye dokumentasjon er det lurt å opprette en egen mappe hvor du samler all dokumentasjon for årsoppgjøret. På denne måten blir det ryddig og oversiktlig.
   
   
4. Sørg for at kassaoppgjør og varetelling er gjort pr. 31.12. Dette er en oppgave du kan delegere til dine medarbeidere, men sørg for at én person har det overordnede ansvaret for varetellingen. Personen som skal gjennomføre kassaoppgjøret må være kjent med rutinene og den pålagte dokumentasjonen. Når varetellingen er ferdig, skal to personer signere at den stemmer. Er du ikke kjent med, eller trenger en repetisjon av, hvordan en varetelling skal gjennomføres og dokumenteres, kan du lese om de formelle kravene for varetelling.
   
   
5. Har du biler tilknyttet selskapet, skal du ha oversikt over kilometerstanden for hver enkelt bil per 31.12. Noter også registreringsnummer og biltype/modell. Er du en av dem som kjører elbil, trenger du ikke gjøre noe annerledes. Regnskapsføreren din vil se av om du har elbil og vil sørge for at det blir ført riktig.
   
   
6. Sørg for at alle ansatte har levert sine krav om utlegg i god tid før året er omme. Pass på så PT-gjengen som var på kurs i høst har levert alle sine utlegg før du er kommet langt ut i desember. Hvis alle reiseregninger og refusjonskrav er levert så tidlig som mulig i desember, rekker du å behandle, utbetale og bokføre dem før nyttår. På den måten slipper du også å sette av for dette som gjeld.
   
   Om du ikke allerede har en rutine for refusjon av utgifter, så oppfordrer vi på det sterkeste at du etablerer en månedlig rutine til det nye året starter.
   
   
7. Tilbyr du gavekort på PT-timer eller produkter, skal disse føres opp på en egen liste. Gavekort som medlemmer allerede har kjøpt og betalt, men ikke brukt, må føres i balansen. Dette er egentlig gjeld. Fordi du har fått betalingen på forskudd, betyr dette at timene eller produktene vil gå uten betaling på det nye året.
   
   
8. Be om reskontroutdrag fra dine største leverandører. Slik får du avstemt utestående saldoer. Kontakt leverandører du har debet-saldo mot.
   
   Ved å rydde i gamle feil i god tid før nyttår vil det bli vesentlig enklere å få riktig regnskap og balanse.
   
   Avstem lønn, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift og skatt per utgang november. Da slipper du å gjøre absolutt alt i romjulen.
   
   
9. Ta kontakt med regnskapsføreren din dersom du er usikker på noe. Det er en grunn til at regnskap er et eget fag, og ingen forventer at du som senterleder skal ha stålkontroll på alt som har med regnskapet å gjøre. Det er bedre å spørre når du er usikker. Å rette opp eventuelle feil som oppstår fordi du ikke vil be om hjelp, tar som regel mye lenger tid.

Bruker du CrediCare som betalingspartner har du tilgang til en portal som fungerer som ditt kontrollrom. Her får du enkelt tilgang til rapporter som er viktige for årsoppgjøret, som blant annet utestående krav og statusrapporter. Du kan også gi regnskapsfører direkte tilgang til portalen slik at de enkelt kan hente ut rapportene de trenger selv. 

Denne artikkelen ble først publisert i 2018, men like god og informativ.