Dersom et medlem på senteret ditt ønsker å pause treningen, er det viktig at du finner ut hvorfor. Noen ganger er årsaken opplagt og udiskutabel. I andre tilfeller er ikke den egentlige grunnen så krystallklar. Her er noen tips og råd til deg som håndterer forespørsler om frys av treningsavtaler.

Når et medlem på senteret ditt ber om å få fryse medlemskapet sitt, kan det i noen tilfeller være et tegn på at vedkommende egentlig har planer om å slutte å trene. En pause i (trenings)forholdet er på mange måter et steg nærmere å gjøre det slutt, og kanskje er det lite eller ingenting du kan gjøre med det.

Men frys kan også være et rop om hjelp fra medlemmet, og kanskje er det fortsatt noe du kan gjøre for å hindre at forholdet ender med brudd!

Her ser vi litt nærmere på ulike situasjoner rundt frys av treningsavtale.

Vanlige årsaker til frys

Det er en rekke situasjoner i medlemmenes liv som gjør at de kan ha behov for å fryse treningsavtalen sin i perioder. De aller fleste treningssenter vil uforbeholdent akseptere følgende årsaker til frys (med eller uten dokumentasjon):

• Sykdom eller skade
• Svangerskap/fødsel
• Opphold som følge av studier, militæret, oppdrag i jobb
• Lengre reiser
• Studenter som reiser hjem i perioder (typisk sommermåneder)

Noen treningssenter vil i praksis også åpne for å vurdere andre årsaker:

• Medlemmet har nedsatt betalingsevne i en periode
• Medlemmet har en annen (personlig) grunn for ikke å trene i en periode
• Sesonger med lavere treningsfrekvens

LES OGSÅ: Hvordan unngå frys av treningsavtaler i sommermånedene?

Når årsaken ikke er krystallklar

I mange tilfeller er en "uklar" forespørsel om frys et signal om at medlemmet har en plan om å slutte å trene. I den grad du vet noe mer om medlemmet, for eksempel hvor ofte vedkommende har vært innom senteret i tiden før frys-forespørselen, prøv å legge sammen "to og to". Hvis du mest sannsynlig kommer til å miste medlemmet likevel, er det kanskje like greit å gå rett til oppsigelse.

Ofte vil du kunne lese mye informasjon i reaksjonen til medlemmet når du informerer om at senteret har strenge rutiner på frys. Dersom vedkommende da "truer" med oppsigelse, er svaret langt på vei gitt, og oppsigelse bør vurderes som alternativ til frys.

Rop om hjelp?

Frys kan også være et tegn på at medlemmet mangler motivasjon, eller ikke trives så godt på senteret. Hvilke tiltak kan du sette i gang? Har du et tilbud for de som kanskje har mistet motivasjonen? Frys vil i hvert fall ikke få vedkommende mer motivert!

Kan du bidra til å gjenskape treningsgleden, for eksempel i form av alternative treningstilbud, tettere oppfølging, sosiale forhold, treningspartner, gruppetimer eller annet?

LES OGSÅ: Små grep som kan hindre at medlemmet forsvinner fra treningssenteret ditt

Når tid er et argument

Mange som kommer til det punktet at de vil fryse eller si opp medlemskapet vil oppgi at mangel på tid er en grunn til at man ikke får trent. Selvsagt handler det mye om prioriteringer hos den som trener, men det er faktisk mange som sliter med å finne plass til den lille treningsøkten i hverdagen.

Helsedirektoratet har etablert uttrykket «Dine 30» som står for at bare 30 minutter fysisk aktivitet om dagen gjør underverker. Likevel er det ytterst få gruppetimer som varer i nettopp 30 minutter. Når gruppetimer normalt varer i 60 minutter, vil mange føle at 30 minutter ikke er «godt nok», og at man i hvert fall ikke kan forlate timen tidligere, hvis man kun har denne halvtimen til rådighet. Ergo vil vedkommende velge "ingenting" fremfor "litt" - naturlig nok.

Kan du møte disse medlemmene på halvveien og tilby korte og effektive gruppetimer? Rett og slett fokusere på at litt er bedre enn ingenting for denne målgruppen?

Vilkår for frys skal stå i avtalen med medlemmet

De fleste treningssenter har klare regler for hvilke årsaker som gir gyldig grunn for frys og faste bestemmelser for hvordan medlemmer kan søke om å få satt avtalen sin "på hold". I tillegg til gyldig årsak vil mange senter kreve dokumentasjon som bekrefter situasjonen.

Avhengig av hvilken type medlemskap det er snakk om, vil noen medlemmer måtte betale et administrasjonsgebyr, mens andre kan fryse medlemskapet gratis.

Vilkårene for frys av treningsavtale skal tydelig fremkomme i avtalen med medlemmet, og rutiner for håndtering av forespørsler må spikres internt.

Det bør helst ikke åpnes for individuelle "vurderingssaker" som avviker fra de generelle reglene! Hvis det gis spesialbehandling til enkeltmedlemmer kan dette fort bli et rykte, og andre medlemmer kan kreve de samme betingelsene. Kjører dere derimot en stram linje, vil ingen medlemmer føle seg urettferdig behandlet. Det er også mye lettere for de ansatte å stå fast ved reglementet når de vet at det blir fulgt, uten unntak.

SE OGSÅ: Resepsjonstapet - hvor overskuddet til treningssenteret ditt forsvinner

Husk også at dersom dere har en samarbeidspartner som håndterer betalingsoppfølging, så er det spesielt viktig å registrere frys riktig i medlemssystemet. Manglende registrering kan bli oppfattet som at medlemmet ikke har betalt treningsavgiften, og det kan da gå ut purring til medlemmet på utestående.