Å drive med innfordringer er krevende, og derfor velger de aller fleste treningssenter å sette bort purring og inkasso til profesjonelle inkassoselskaper. Men ikke alle er klar over er at det kan være mye å hente på å sette ut oppgaver i betalingsprosessen enda tidligere.

Når et nytt treningsmedlem signerer en avtale om å trene ved ditt senter, forventer du selvsagt at dette skal gi penger inn på din konto. Dessverre er det jo sånn at innbetalingene uteblir i noen tilfeller, og du må jobbe for å inn få pengene du har krav på.

Tapet starter lenge før inkasso

Når du kommer til det punktet at du søker profesjonell hjelp til å purre og kreve inn utestående beløp, har du trolig tapt en hel del penger allerede. Sene og manglende innbetalinger påvirker likviditeten din. Har du beløp utestående, har du også mer gjeld. Kanskje har du selv eller noen av dine ansatte brukt tid på å få inn pengene uten hell – tid som kunne vært investert i kjernevirksomheten din.

Når trening er det dere helst vil drive med

Kjernevirksomheten din er å drive treningssenter. Det er det du kan, og trolig det du ønsker å drive mest med. Fakturaadministrasjon og betalingsoppfølging er nødvendige støttefunksjoner. Slike oppgaver bør du vurdere å sette bort – outsource - til andre som har nettopp dette som sin kjernevirksomhet.

I et tidligere blogginnlegg tok vi for oss utfordringen med de mange "hattene" til ledere ved mindre treningssenter. I perioder kan det være lønnsomt for en senterleder å være fullt involvert i daglig drift og administrasjon for å holde kostnader nede, men det kommer etter hvert til et punkt for mange der slike oppgaver går på bekostning av kundeorientering og utvikling. Når driften i dag kommer i veien for morgendagens driftsgrunnlag er det på tide å se på muligheter for å kvitte seg med noen punkter på gjørelista

LES OGSÅ: Mister du muligheter som følge av fokus på drift av treningssenteret?

Å ansatte eget personell til å ta seg av administrasjon og økonomi er en mulighet for noen, men slett ikke for alle. Vår erfaring er at på mange senter er administrative oppgaver fordelt på ansatte som også har andre operative roller på senteret. Slike løsninger kan fungere helt utmerket, men forutsetter at dere har veldig gode rutiner på senteret, Det innebærer også noe risiko, som vi blant annet omtaler i dette innlegget.

Fordeler med outsourcing

Outsourcing av betaling gir flere "opplagte" fordeler: Frigjøring av tid og ressurser internt, redusert nøkkelpersonrisiko, garanterte penger på konto, jevn kontantstrøm og mer stabil økonomi.

Når det gjelder outsourcing av betalingsprosesser for treningssenter spesifikt, er det to fordeler som også er vel verdt å merke seg:

Outsourcing av betalingsprosessen er fleksibelt. Dere velger selv hvilket nivå av outsourcing dere vil legge dere på, og kan skalere dette opp og ned etter ønske og behov. I utgangspunktet kan dere outsource hele betalingsprosessen fra medlemmet inngår avtale med dere. Dere kan også velge å la en samarbeidspartner håndtere alt av spørsmål som medlemmene måtte ha rundt betaling. I denne e-boken, som du kan laste ned gratis, beskriver vi de ulike nivåene i outsourcing av betaling.

Outsourcing handler også om å utføre oppgaver profesjonelt. Betalingsoppfølging er tett knyttet til virksomhetens omdømme. Hvordan dere krever inn penger, svarer på henvendelser fra medlemmene og håndterer eventuelle uenigheter rundt betaling, vil naturlig nok påvirke medlemmenes syn på ditt senter.

Ved outsourcing av fakturering, innkreving og eventuelt medlemsservice, sikrer dere at medlemmene alltid får profesjonell oppfølging rundt betaling. En dyktig samarbeidspartner på faktura-, betalings- og innfordringstjenester kan være gull verdt for omdømmet til senteret ditt!

Ikke minst vil outsourcing gjøre det mulig å skille mellom penger og person i langt større grad, slik at utestående ikke trenger å være et ubehagelig tema i den daglige oppfølgingen av medlemmet.

LES OGSÅ: Inkasso er et faktum – slik redder du kundeforholdet

Ansvaret er fortsatt ditt!

Outsourcing av hele eller deler av betalingssprosessen har mange fordeler for deg som driver treningssenter. Bare husk at selv om oppgavene settes bort, så er ansvaret fortsatt ditt. Du er også den som møter medlemmene ansikt til ansikt på senteret. Sørg derfor for å velge en samarbeidspartner som vil ivareta dine interesser og dine medlemmer på en god måte, og som står for verdier du vil assosieres med.

I Norge finnes det flere tilbydere som har spesialisert seg på betalingsløsninger og inkasso for treningssenter. Virke Trening har blant annet en oversikt over ulike leverandører de samarbeider med.