Vær nøye når du registrerer opplysninger om nye medlemmer på treningssenteret ditt. Det du samler inn av informasjon i denne runden er en viktig del av grunnlaget for et godt kundeforhold.

Det er alltid gøy når det kommer nye medlemmer til ditt treningssenter. Det betyr at dere er attraktive i et tøft marked. Men husk at det er når nye medlemmer går inn døren at den viktige jobben begynner.

Tråkker du feil nå og registrerer mangelfulle eller feil opplysninger, kan det få konsekvenser for opplevelsen medlemmet får med ditt treningssenter. Spesielt viktig er dette hvis du bruker en ekstern leverandør på betalingsoppfølging.

Riktig og fullstendig kontaktinformasjon

Alle data som ligger i medlemssystemet er grunnlaget for oppfølging av eventuelt misligholdte betalinger. Fullstendig navn, adresse, mobilnummer og epost er avgjørende for at man i det hele tatt skal komme i kontakt med medlemmer som ikke betaler for seg.

LES OGSÅ: Regler for når du kan purre medlemmene og hva du kan kreve i gebyr

Mange leverandører har gode systemer for å søke opp blant annet ny adresse. Men dersom medlemmet kun er registrert med navn, for eksempel Knut Hansen, og ingen ytterligere informasjon, blir det som å lete etter nåla i høystakken. Dersom medlemmet også er registrert med et mobilnummer, er sjansen for å finne riktig adresse vesentlig større.

Når feil post- eller epost-adresse gjør at fakturaer og purringer ikke kommer frem tar det lenger tid før du får betalt, og medlemmet får en dårlig start på kundeforholdet. Våre tall viser at mer enn 15 % av medlemmer som må purres, har mangler eller feil på adresse eller mobilnummer!

Det er ditt ansvar å innhente tilstrekkelig informasjon om medlemmene, både ved signering av nye og oppdatering eller verifisering av opplysninger på eksisterende medlemmer.

LES OGSÅ: Små grep som kan hindre at medlemmene forsvinner fra treningssenteret

Informasjon om medlemskapet

Riktig informasjon om medlemskapet er også veldig viktig. Oppsigelse av avtale, frys-periode, betalingsutsettelse eller avvikende trekkdatoer på AvtaleGiro er forhold du må holde god oversikt over.

Dersom en oppsigelse ikke blir registrert i medlemssystemet, vil heller ikke betalingspåminnelser og purringer stoppe, siden man tar utgangspunkt i data som ligger i medlemssystemet.

Det samme gjelder registrering av fryst abonnement, hvor medlemmet ikke skal betale i en gitt periode. Det er høyaktuelt å ha et fokus på dette, spesielt i feriemånedene.

LES OGSÅ: Årsaker til at medlem ønsker å fryse treningsavtalen (og hva du kan gjøre med det)

God dataoverføring

Kort sagt må dere registrere alle data om medlemmer og avtaleendringer i medlemssystemet. Dette er grunnlaget for all medlemsoppfølging, og informasjonen er også viktig for tredjeparter som skal følge opp medlemmene dine.

Bruker du en ekstern leverandør på betalingsoppfølging og inkasso, må du sørge for at de har tilgang til data fra ditt medlemsregister. Dersom dere ikke har integrasjon eller automatikk som sikrer dataoverføring, må dere gi beskjed på annen måte om endringer og oppdateringer i medlemssystemet. Noen leverandører av betalingstjenester tilbyr løsninger på nett hvor dere kan kommunisere rundt saker som ligger til oppfølging.

LES OGSÅ: La andre kreve inn treningsavgiften? Suksessfaktorer ved outsourcing.

Lykkelig start - lykkelig fortsettelse?

Et langt og lykkelig medlemskap på ditt treningssenter starter altså med et "Hei og velkommen” - og grundig utfylling av medlemsinformasjon. Deretter må du holde denne informasjonen oppdatert slik at all korrespondanse går på skinner.

Gjør du en god jobb fra start, vil det gagne både deg og medlemmenes opplevelse av ditt treningssenter.