Nå som treningsbransjen endelig har åpnet dørene igjen, er det viktig at treningssenteret ditt har kontroll på hva som ligger utestående fra den stengte perioden.

I tillegg bør du også sjekke og følge ekstra nøye med at alt går som det skal. Det er nå man oppdager feil eller misforståelser etter den utfordrende tiden bransjen har vært igjennom. Snakk med medlemmene dine, hold dem informert og rett opp i eventuelle feil så fort som mulig. 

Her gir vi deg noen konkrete råd for hvordan du bør gå frem.

Senteret ditt bør ta en nøye vurdering på hva som sendes over av purringer, og opprette gode rutiner for purring på ubetalt medlemsavgift. Dersom avdragene ikke er reelle, må du ikke sende over purringer på månedsavgiften fra den stengte perioden. En tommelfingerregel kan være å stille deg selv spørsmålene;

- Yter vi god medlemsservice nå?

- Kan vi stå inne for saken dersom medlemmer er uenige i kravene?

LES OGSÅ: God service gir senteret ditt et viktig konkurransefortrinn

Unngå unødvendige purringer

Det er viktig at krav som er registrert feil krediteres, slik at det ikke blir sendt videre til purring. Skaff deg også oversikt over medlemmer med flere utestående fakturaer, jo nyere kravet er, jo større sjanse er det for å få betalt fra medlemmet. Oversikt over hva som finnes av utestående kan du selv hente ut i en rapport fra medlemssystemet. Har du behov for hjelp, kan du kontakte oss eller supportavdelingen til ditt medlemssystem.

Her er noen tips for vedlikehold i tiden fremover:

• Rapporter i medlemssystemet: I medlemssystemet har du mulighet til å hente ut rapporter på utestående. Sørg for at du har gjennomgått rapporten og kreditert avdrag som ikke skal purres på.
  
  
• Kompensasjoner: Sørg for at alle eventuelle kompensasjoner er registrert.
  
  
• Purrerutiner: Noen medlemmer trenger en påminnelse til å gjøre opp for seg, før neste måned forfaller til betaling. Sørg derfor for å sende påminnelser og purringer etter en fast rutine.
  
  
• Betalingsalternativer: Dersom noen av dine medlemmer er for sene med å betale, vil det være lurt å gå i dialog for å avtale nedbetaling av utestående, samtidig som løpende blir betalt. Dersom dere bruker en samarbeidspartner på betaling, henviser dere medlemmet til betalingspartneren for å sette opp en plan.
  
  
• Frys og betalingsutsettelser i medlemssystemet: Det er viktig at alle avtalte frys og betalingsutsettelser registreres korrekt i medlemssystemet. Få også med tydelig informasjon om hvilken periode det gjelder for.
  
  
• AvtaleGiro: I den stengte perioden har trolig noen av medlemmene dine stoppet AvtaleGiro-trekket uten å ha sagt opp selve medlemskapet. Senteret ditt kan da også ha satt disse medlemskapene som “fryst”. Dersom disse medlemskapene fjernes fra “frys” vil medlemmene da motta purring, noe de potensielt kan reagere på.
  
  
• Godt samarbeid: Bruk betalingspartneren din godt. Ha en god dialog med dem og vær trygg på hvilke muligheter senteret ditt har gjennom deres avtale. Be om hjelp når du sitter fast, de veileder deg.

LES MER: Derfor bør du sette bort hele betalingsprosessen

Forhåpentligvis har senteret ditt god oversikt over medlemsdatabasen og utestående. Trenger du tips og råd, ta kontakt med oss så skal vi hjelpe deg til å få bedre kontroll. Bruk tiden fremover til å se medlemmene dine og yte god service når de endelig er tilbake på treningssenteret.