Resepsjonstapet

Får du ikke kontakt med et medlem på telefon eller epost? Da er det kanskje lenge siden medlemmet har oppdatert kontaktinformasjonen sin hos dere.

Telefonnummer er det sjeldent vi bytter, og det fleste av oss bor på den samme adressen i mange år. Det er derfor ikke rutine for oss å oppdatere alle plattformer med nye kontaktopplysninger hele tiden. Likevel var det mer enn 200.000 av oss nordmenn som flyttet mellom kommunegrensene i 2018, ifølge
Statistisk sentralbyrå.

Plutselig flytter vi eller får oss nytt telefonnummer, og da er det ikke alltid treningssenteret får den nye adressen eller telefonnummeret med en gang. Tar treningssenteret ditt tak og gjør denne jobben for medlemmene, legger dere et godt grunnlag for fremtiden.

Trygg lagring

For deg som er godt i gang med dette arbeidet og har god kontroll på medlemmene dine, vet du hvor mye mer lettvint denne prosessen er ved hjelp av et medlemssystem.

For dere som kanskje er i startgropen, er det lurt å ha et slikt system hvor du kan registrere og lagre all relevant informasjon om medlemmene. Dette kan blant annet være kontaktinformasjon, type avtaler, bindingstid og betalingsform.

Et medlemssystem forenkler det administrative arbeidet og sikrer at du kan tilby medlemmet den individuelle oppfølgingen de trenger. Samtidig kan du være trygg på at informasjonen blir lagret sikkert.

Registrer relevante opplysninger

Vær oppmerksom på hvilke opplysninger du lagrer om medlemmene dine. Det er ikke alle opplysninger som er like viktige å ta vare på for å ha et godt forhold til medlemmene.

Vurder derfor hvilke opplysninger treningssenteret trenger av medlemmet for å kunne ta kontakt med dem på et senere tidspunkt, uansett henvendelse.

Se på livssituasjon og type medlemskap, hvilke opplysninger som er relevante avhenger av hvilken rolle medlemmet har. Er det en bedrift? Da bør de registrere juridisk navn, postadresse og organisasjonsnummer. Eller er det en mindreårig? Da må foresatte oppgi sine opplysninger i tillegg til selve medlemmets opplysninger. Medlemmer med midlertidig bostedsadresse har kanskje flere adresser som bør registreres i systemet, for eksempel gjelder dette for mange studenter.

Oppfølging kan gjøres slik:

  • Minn medlemmet på å melde ifra om adresseskifte eller nytt telefonnummer når de logger seg inn på kontoen.
  • Oppmuntre medlemmet til å verifisere kontaktinformasjonen sin ved å kjøre kampanjer eller konkurranser.

Derfor er det viktig å ha riktige opplysninger om medlemmene fra start

Verdifulle medlemsdata

Korrekte opplysninger om medlemmene dine bidrar ikke bare til at du kan nå ut til hvert enkelt medlem. Medlemsoversikten i et system kan også gi deg et bedre bilde av hvordan medlemsmassen ser ut. Ser man alle under ett, kan de deles opp i ulike kategorier. Du kan finne ut hvem den består av, hvor frisk den er, og hvilke tall du kan forvente å budsjettere med i fremtiden.

Du kan dele medlemsmassen inn i ulike kategorier, for eksempel:

  • Trener og betaler
  • Trener, men betaler ikke
  • Trener ikke, men betaler
  • Trener ikke, og betaler ikke

Med en slik oversikt får du luket ut medlemmer som har vært inaktive over en lengre periode eller som har sluttet å betale. Fanger du fort opp medlemmer med ubetalt medlemsavgift, er det lettere å få dem tilbake. Det er mye vanskeligere å få et medlem som har flere måneder med utestående fakturaer til å komme tilbake å trene, og til å betale som før.

En tommelfingerregel kan være å gi slipp på et medlem som har tre eller flere utestående fakturaer. I det store og hele blir det også mer effektivt, enklere og mer lønnsomt å hente ut riktige tall fra medlemsbasen til budsjettet ditt.

Månedens KPI - Antall medlemmer på senteret

Sjekk medlemskapet

Riktig informasjon om medlemskapet er også viktig. Oppsigelse av avtale, frys-periode, betalingsutsettelse eller avvikende trekkdatoer på AvtaleGiro er forhold du må ha god oversikt over.

Om en oppsigelse ikke blir registrert i systemet, vil heller ikke betalingspåminnelser og purringer stoppe, ettersom man tar utgangspunkt i data som ligger i medlemssystemet. Det samme gjelder registrering av fryst abonnement, hvor medlemmet ikke skal betale i en gitt periode. Her er det lurt å sende bekreftelse med stopp- og startdato til medlemmet.

LES OGSÅ: Årsaker til at medlemmer ønsker å fryse treningsavtalen (og hva du kan gjøre med det)

Nyt effekten av en ryddig medlemsbase

Har du oppdatert og fått orden på alle opplysninger i databasen, er det bare å nyte. Har du orden i sysakene gir det gode muligheter for oppfølging og kommunikasjon med dine medlemmer. Igjen legger dette til rette for et godt grunnlag og et langvarig kundeforhold.

Gjør en jobb i forkant og høst godene i fremtiden. Det vil både du og medlemmene dine være tjent med.


Gratis e-bok: Starte treningssenter