Hoper det seg opp med utbetalte avdrag i systemet ditt, må du gjøre noe med det før eller siden. Vi forteller deg hvordan. 

De fleste medlemmer betaler treningsavgiften i god tid før forfall. Det er likevel alltid noen som av ulike årsaker ikke får gjort opp for seg innen fristen. De er få og utgjør ikke all verden i det store bildet, men over lengre tid vokser små krav seg store. Har du derimot et øye for detaljer, vil du slippe å måtte ta tak i store saker som var små og ubetydelige i utgangspunktet.

Hvor trykker skoen?

Se medlemsmassen din under ett. Her vil du fort se hvor skoen trykker for medlemmene dine. Få deg en god månedlig oversikt over alle innkommende inntekter og utgående utgifter til senteret. Dette gjelder alt fra PT-timer til kiosksalg. Har du oversikt vil du fort finne frem til avvik og mulige avvik. Denne oversikten finner du i medlemssystemet senteret ditt benytter. 

Har du små ubetalte avdrag hos mange medlemmer? Eller er det mange utestående avdrag hos noen få medlemmer?  Når du får en oversikt over hvor de utestående avdragene ligger i medlemsbasen din, er det enklere å gjøre noe med det. 

Samarbeider dere med CrediCare sender vi dere månedlige rapporter. Dere får blant annet en oversikt over antall medlemmer som har mer enn tre ubetalte avdrag, i tillegg til at du kan ta ut en liste over alle medlemmer med ubetalte avdrag. 

LES OGSÅ: Slik går du frem når medlemmet ikke har betalt

Følg med på medlemmene det gjelder over tid. Etter hvert vil du kanskje se mønstre, og ut ifra disse observasjonene kan du ta grep før det blir et større problem. Tar du grep før det bygger seg opp, er det enklere å rette opp i en sak, både for deg og medlemmet.

Informasjonen du registrerer på medlemmene dine, er en viktig faktor for å oppnå en størst mulig betalende portefølje og god løsningsgrad.

Ofte ser man sammenhengen med flere utestående avdrag opp imot informasjonen man har på det enkelte medlemmet i sitt medlemssystem. Ved feil, manglende eller ufullstendige data vil innfordringen også bli en utfordring. En god og oversiktlig medlemsdatabase er en viktig forutsetning for en god løsningsgrad og færre utestående avdrag.

Finner du ut at det er de samme medlemmene som gang etter gang glemmer å betale, bør du trolig kontakte dem for å få til en mer passende avtale, eller rett og slett si opp den eksisterende medlemsavtalen etter bindingstid er utløpt.

LES OGSÅ: 9 av 10 betaler treningsavgiften i tide

Som oftest er det få medlemmer som utgjør en større del av utestående saker. Dette skyldes i stor grad medlemmer som tror at de har sagt opp, sluttet på senteret eller av andre årsaker ikke vet at de har en påløpende avtale. Her er gode medlemsdata en viktig faktor for å unngå en høyere omsetning enn hva som er reelt.

Det er viktig at man innimellom tar ut rapport på hvilke medlemmer dette gjelder, slik at man har mulighet til å avslutte medlemskapet, naturligvis sett i lys av når medlemmet sist var på senteret og betalingshistorikken. Sjekker man avvikene jevnlig, er det enklere å unngå at feil data i medlemsdatabasen hoper seg opp unødvendig, noe som også statistisk sett tilsynelatende ser negativt ut for løsningsgraden på saker.

Tydelig mønster

Medlemmer med flere enn tre utestående avdrag, er statistisk sett utfordrende å få oppgjør fra. Finner du medlemmer med tre eller flere utestående avdrag, er dette et tydelig tegn på at noe ikke stemmer. 

Kjennetegnet på de som ikke betaler er stort sett latente medlemmer, men denne beskrivelsen er stigmatiserende og bør tas med en klype salt. Det viktigste er å skaffe seg en oversikt over latente- altså ikke trenende medlemmer, og følge dem opp. Her vil man ha gode muligheter for kundebevaring og mersalg, i tillegg til å avdekke om medlemmet egentlig ønsker å være medlem på treningssenteret ditt.

Feil i systemet?

Husk at det ofte er flere ulike årsaker til utestående betalinger, og feilen kan ligge hos treningssenteret ditt. Ofte ligger selve misforståelsen i hvordan en kommuniserer. For eksempel kan et medlem tro de har betalt, men så har de ikke det. Eller i motsatt fall så har medlemmet betalt avdragene, men tilgangen til treningssenteret er sperret. 

Slike utfordringer er tidkrevende å løse. Dette er en viktig oppgave som må prioriteres. Setter senteret ditt bort betalingsprosessen og kundeoppfølgingen til en profesjonell samarbeidspartner, vil medlemmene dine bli ivaretatt av erfarne kundebehandlere. Ønsker du derimot å gjøre dette selv er tipsene nedenfor gode å ha. 

Fem tiltak som forebygger inkasso

1. Tilby AvtaleGiro 

Dersom dere ikke allerede gjør det, tilby AvtaleGiro. Med AvtaleGiro sørger banken for at pengene trekkes automatisk fra kundens konto på forfallsdato, og ustrukturerte betalere får hjelp til å bli bedre betalere. Tilby gjerne mulighet for å opprette AvtaleGiro via din hjemmeside.

2. Følg opp dersom AvtaleGiroen ikke er aktiv

Dersom ditt medlem ikke aktiverer AvtaleGiro i sin nettbank, eventuelt om du håndterer dette manuelt for medlemmet, vil NETS rapportere dette tilbake i god tid før forfall. Det kan være smart å følge opp disse før mislighold. Dersom opprettelse av AvtaleGiro skjer på hjemmesiden din, kan du enkelt følge opp medlemmet med SMS eller annen digital kommunikasjon.

3. Purrerutiner 

Sørg for å sende påminnelser og purringer etter en fast rutine. Du må hjelpe medlemmet til å gjøre opp før neste måned forfaller til betaling.

4. Betalingsavtaler

Dersom et av dine medlemmer er for sen med betaling, vil vi anbefale å gå i dialog og sette opp en plan for nedbetaling av misligholdet, samtidig som løpende blir betalt. 

5. Registrer avtalte frys og betalingsutsettelser i medlemssystemet

Det er viktig at alle avtaler om frys og betalingsutsettelser registreres i medlemssystemet, med tydelig informasjon om hvilken periode det er snakk om. Dersom du glemmer dette, vil dine gode purrerutiner medføre at medlemmet får purring og i verste fall inkasso, selv om det var avtalt at medlemmet skulle slippe å betale. Send gjerne en bekreftelse på SMS til medlemmet, slik at det er tydelig for begge parter hva som er avtalt. Det kan være nyttig dersom det blir uenighet om dette i ettertid.

Enkelte leverandører innen betalingsoppfølging har gode rutiner og løsninger for hvordan man best mulig kan unngå at medlemsavgiften går til inkasso. Tiltakene over er et minstekrav av hva en slik leverandør bør tilby.