Et medlem er på vei inn gjennom resepsjonen, og du vet at vedkommende ikke har betalt den siste treningsavgiften. Kanskje han eller hun har flere ubetalte fakturaer hos deg. Hva gjør du?

Hva er beste praksis når medlemmet vil trene, men ikke betale? Hvordan kan du være rettferdig uten å fremstå som urimelig?

Det finnes neppe noe fasitsvar, men som hovedregel kommer du langt med sunn fornuft og en fast, men ydmyk tilnærming. Her får du noen tips til hvordan du som jobber på et treningssenter kan gå frem i slike situasjoner.

Snakk (diskret) med medlemmet

Du har en glimrende mulighet til å gå direkte i dialog med dem som ligger etter med betalingene når de blir stoppet i slusen eller når du oppdager at de har fått adgang allikevel. Gå inn i situasjonen med holdningen om at dette skyldes en misforståelse - for eksempel at avtalegiroen ikke er aktiv. Da kan du beholde et vennlig og løsningsorientert mind-set og unngå at medlemmet mister ansikt overfor eventuelle tilhørere. Det er en god inngang til å ta med medlemmet til et rom der dere kan få løst saken i fred og ro.

LES OGSÅ: Ni av ti betaler treningsavgiften i tide.

Du MÅ reagere raskt

Sjansen for å få inn pengene dine synker etterhvert som medlemmet får flere ubetalte krav. Derfor har du mye å vinne på å våge å ta "den vanskelige samtalen" med en gang du oppdager uregelmessigheter.

De som har dårlig samvittighet, vil som regel ønske å ordne opp når de må svare for seg. Tidlig inngripen viser også at du har oversikt og kontroll; et ryddig senter med veletablerte rutiner.

En avtale er en avtale

Du bør være forberedt på at medlemmet forsøker noen utveier for å slippe sine forpliktelser. Et mulig scenario er at vedkommende forsøker å forhandle vekk reglene for avslutning av medlemskapet. Vær da helt bevisst på at betingelsene finnes i avtalen mellom dere, og at medlemmet har skrevet under på den. Det blir fort kjent dersom du er ettergivende på dette feltet, så det er viktig at du står trygt på avtalen dere har inngått. 

Bruk en profesjonell tredjepart

Den enkleste løsningen for treningssenteret er å sette bort betalingsoppfølgingen til en ekstern partner. Vi opplever at medlemmer som skylder penger, tar problemet mer på alvor når en profesjonell aktør kommer inn i bildet.

LES OGSÅ: La andre kreve inn treningsavgiften? Suksessfaktorer ved outsourcing.

Påvirkningskraften og rollen til leverandører av betalingsoppfølging er nok litt undervurdert når det gjelder å følge opp medlemmer som ikke betaler. Pengene kommer ikke inn som følge av press, men som et resultat av gode dialoger mellom profesjonelle kundebehandlere og de som av ulike årsaker skylder penger.

Mennesker som jobber med profesjonell betalingsoppfølging, er drillet på hvordan de skal ordlegge seg rundt betaling og årsaker til hvorfor en regning ikke er betalt. De er vant til å utvise smidighet og finne gode løsninger som gagner begge parter. Det kan for eksempel være snakk om å få en utsettelse eller dele opp betalingen. Samtidig er de helt tydelige på hva som er veien videre og konsekvensene dersom man ikke gjør opp for seg.

Det er ikke forventet at du skal kunne svare for alle spørsmål rundt utestående betaling og gjeldende regelverk. Din tid og  din kompetanse på trening og drift bør du bruke til inntektsbringende og medlemsbevarende tiltak.

Dette  er i seg selv en viktig grunn til at de fleste treningssentre velger å outsource disse oppgavene til en profesjonell tredjepart.

Her kan du lese hvordan kundesenteret vårt jobber med oppfølging av medlemmer for treningssenter.

Ingen betaling – ingen trening

Selv om du bruker en leverandør på oppfølging av betaling, så er det fortsatt deg medlemmene har et forhold til. De ser deg på senteret flere ganger i uka, og det er også deg de møter når de vil trene før regninga er gjort opp. 

Vårt generelle råd er at du ikke lar medlemmer trene hvis de - på tross av oppfølging - ikke betaler. Utvikler det seg en kultur for å være slepphendt på dette kan det slå tilbake på deg på sikt.

Ta derfor med deg disse konkrete tipsene fra dette blogginnlegget:

• Sørg for at det er tydelig kommunisert hva konsekvensene blir om medlemmene ikke betaler
• Snakk diskret med medlemmene dine om betalingsproblemer
• La en tredjepart stå for betalingsoppfølgingen
• Sørg for at AvtaleGiro-oppdragene virker slik de skal

Dette er en oppdatert versjon av en artikkel som ble publisert på senterdrift.no i august 2017.