Outsource betalingsprosessen - inkassoleverandør eller betalingspartner?

Ønsker du ekstern hjelp til håndtering av betalingsprosessen, gjør du lurt i å først finne ut om du trenger en inkassoleverandør eller en betalingspartner.

På et treningssenter er det mange arbeidsoppgaver som skal utføres, slik som å betjene resepsjonen, yte service til medlemmene, lede gruppetreninger og håndtere økonomiske forhold. Det er ikke alle oppgaver som kan delegeres bort, men i en stresset hverdag kan det være greit å frigjøre noe av tiden. Du kan dermed fokusere på de oppgavene som er innenfor kjernekompetansen din. Hvis du skal kjøpe hjelp til håndtering av betalingsprosessen, må du vite forskjellen på hva en inkassoleverandør og en betalingspartner kan gjøre for deg:

Inkassoleverandør

En inkassoleverandør leverer tjenester innenfor purring og inkasso. Dette er et område som krever mye kompetanse, og som er svært ressurskrevende å opprettholde. Betalingsoppfølging, saksbehandling, databaseoppdateringer, rettslig inkasso og langtidsovervåking er oppgaver som normalt håndteres. 

Ved å tjenesteutsette disse til en ekstern leverandør, vil temaet pengeinnkreving ikke prege den daglige dialogen deres med medlemmene av treningssenteret ditt. En god purre- og inkassotjeneste fokuserer på å oppnå høyest mulig betalingsgrad og sikre fortsatt medlemskap for medlemmet som har utestående betaling. Dette frigjør ressurser og tid for treningssenteret.

Betalingspartner

En betalingspartner håndterer betalinger, bistår med rådgivning og medlemsservice, i tillegg til tjenester innenfor purring og inkasso. Da jobber man for å unngå at saker går til inkasso. Det oppnår man gjennom tett oppfølging når et medlem blir hengende etter med betalingen, og ved å hjelpe senteret til å etablere gode rutiner for betalingsoppfølging og vedlikehold av medlemsregisteret.   

Med en partner som er integrert mot dette registeret, vil denne prosessen flyte enkelt. I tillegg får man en automatisert overgang til videre oppfølging med purring og eventuelt innfordring av utestående krav. En betalingspartner pleier også medlemmene dine ved å tilby medlemsservice og hjelpefunksjoner som gir svar på spørsmål som betaling, medlemsavtaler og AvtaleGiro. Dette øker servicekvaliteten overfor medlemmene.
Gjør du deg opp en mening om hvilken løsning du ønsker å kjøpe inn, er det også lettere å vite hva du kan forvente av din inkassoleverandør eller betalingspartner.

Suksessfaktorer hvis du skal sette bort hele betalingsprosessen

Det er ikke så komplisert å hente inn ekstern hjelp til å utføre betalingsprosessen, men det er likevel betydelig større sjanse for at du blir fornøyd dersom du forsikrer deg om at tilbyderen har dette i orden, uansett om det er en betalingspartner eller inkassoleverandør:

  • Kompetanse, særlig på innfordring, system og kundeservice. Dersom du velger å benytte partneren til å besvare spørsmål fra medlemmene dine, er det en fordel at partneren også har kjennskap til bransjen.

  • Gode integrasjoner eller automatisert dataoverføring mellom medlemssystemet ditt og tjenestetilbyderen gir best effekt.

  • Faste rutiner for håndtering av gjentakende avvik som krediteringer, frys, oppsigelser og direktebetalinger er viktig. Husk at du skal ha en betydelig effektivitetsgevinst, og det er ikke mulig uten automatiske oppdateringer mellom systemene. Du skal slippe å registrere slike saker manuelt.

  • Rådgivning for å bygge solide rutiner for medlemsservice slik at det er enkelt å gi medlemmet de riktige svarene.

  • Rapportering på aktivitet, effekt, status og portefølje. Gode rapporter gir deg enkel oversikt og god kontroll på prosessene som pågår. Vi vil også anbefale faste oppfølgingsmøter med partner for å diskutere utviklingen.

  • Pakkeløsninger vil ofte være mer effektive enn å dele opp rutinene eller dele tjenestene mellom flere. Med pakkeløsninger kan du dra nytte av automatiserte prosesser, noe som resulterer i høyere sikkerhet og lavere administrasjonskostnader.

LES OGSÅ: La andre kreve inn treningsavgiften

Bruk tiden din riktig

Å sette bort betalingsprosessen har som nevnt en rekke fordeler for deg som driver treningssenter, slik som muligheter for medlemsoppfølging og god integrasjon mellom medlemssystemet ditt og din samarbeidspartner. Det er viktig å skaffe en oversikt over hvilke løsninger de ulike samarbeidspartnerne tilbyr, slik at du får et godt grunnlag for et produktivt samarbeid som tjener både deg og dine medlemmer. Bruk tiden til det dere egentlig ønsker å drive med – å få folk i form og å fremme god helse. 

Gratis guide: Derfor bør du sette bort hele betalingsprosessen