Å sette bort fakturering, purring, inkasso og andre prosesser rundt innkreving av treningsavgift til en ekstern tjenesteleverandør er ikke komplisert. Det er likevel noen faktorer som øker sannsynligheten for at du (og medlemmene dine) blir mer fornøyd med outsourcing.
Outsourcing av hele eller deler av prosessen rundt betaling og innkreving av treningsavgift og medlemskontingent har mange fordeler for deg som driver treningssenter.
Men husk at selv om oppgavene settes bort til andre, så er ansvaret fortsatt ditt. Du er også den som møter medlemmene ansikt til ansikt på senteret. En dyktig partner på betaling og innfordring kan være gull verdt for omdømmet til senteret ditt. Feil leverandør kan ha motsatt effekt.
Når du bestemmer deg for å la en ekstern samarbeidspartner kreve inn treningsavgiften, må du derfor sørge for at løsningene fungerer for alle parter. Ikke minst for medlemmene dine!
Forvent profesjonalitet
I bunn for en avtale skal du ha en forventning om at oppgavene blir mer profesjonelt utført når du setter dem bort til en samarbeidspartner, enn når dere utfører dem selv. En profesjonell leverandør av faktura-, betalings- og innfordringstjenester vil sikre at medlemmene dine - såvel som interessene dine og omdømmet ditt - blir godt ivaretatt.
Men et vellykket samarbeid stiller også noen krav, både til deg og den leverandøren du velger. I det videre gir vi noen råd om hva som bør være på plass når du outsourcer tjenester knyttet til betaling for trening på senteret ditt.
Integrasjon med medlemssystemet
Når du overlater betalingsoppfølging til en ekstern partner er både du og leverandøren tjent med å dele data så "sømløst" som mulig. En nøkkelfaktor for vellykket outsurcing er derfor integrasjon. Automatisert dataoverføring mellom ditt medlemssystem og tjenesteleverandøren sitt system, gir det beste og mest solide fundamentet for et godt samarbeid og god service til medlemmene dine.
Eksempler på dataregistreringer som bør speiles automatisk i begge systemene:
- Nye medlemmer
- Frys av avtaler
- Krediteringer
- Ettergivelser
- Direktebetalinger på senteret
- Oppsigelser
Kompetansen til tjenesteleverandøren
Jo mer kompetanse tjenesteleverandøren har på områder som er viktige for deg, desto større sjanse for at du blir fornøyd. Når du driver treningssenter er det noen områder du bør være opptatt av at leverandøren kan levere på:
- Ekspertise på betaling og innfordring. Dette er den viktigste forutsetningen for at medlemmene dine får riktig og rettferdig oppfølging i betalingssaker. Det er også din forsikring om at innkreving i ditt navn skjer i tråd med lover og regler.
- Kompetanse på kundeservice. Innfordring handler i stor grad om kundeservice og kundedialog. Hvordan medlemmene dine opplever kontakt og dialog med din samarbeidspartner i betalingssaker, påvirker også helhetsinntrykket av deg og ditt senter.
- Teknisk kompetanse. Har du først bestemt deg for at du ikke vil bruke tiden din på betaling og innkreving, så skal du heller ikke bruke tid på systemer og prosesser som halter og krangler. Leverandøren din bør kunne ta ansvar for at systemene fungerer, og at data flyter som de skal.
- Bransjekjennskap. Dersom du også lar tjenesteleverandøren håndtere spørsmål om betaling direkte fra dine medlemmer, er det en stor fordel at leverandøren også har kjennskap til bransjen. Kvaliteten på svarene medlemmene dine får, er viktig for å unngå feil og misforståelser.
Velg pakkeløsninger når du kan
Pakkeløsninger innen betaling og innfordring vil som oftest være mer effektive og lønnsomme enn om du deler opp prosessene, eller velger å dele oppgavene på flere leverandører. Med pakkeløsninger kan du forvente mer tilrettelagt automatikk rundt tjenestene fra leverandør, hvilket gir enda høyere grad av sikkerhet og lavere administrasjonskostnader.
Rapportering fra leverandør
Din samarbeidspartner bør kunne gi deg rapporter på aktivitet, effekt, status og portefølje. God kvalitet på rapportering gir deg oversikt og kontroll på alle prosessene som pågår. Når du vet status på betalingsprosessene, er det enklere for deg å følge med på og måle utviklingen og effekten den har på dine resultater.
LES OGSÅ: 12 smarte målinger og KPI'er for treningssenter
Gode interne rutiner og opplæring av ansatte
For å lykkes best mulig med outsourcing av betalingsprosesser må dere også gjøre en innsats selv!
Faste rutiner for håndtering av standard avvik som krediteringer, frys, oppsigelser og direkte betalinger er veldig viktig. Dette er informasjon som din samarbeidspartner baserer seg på i dialogen med medlemmene dine, og slurv i rutinene kan fort føre til unødvendig støy og misnøye. Dere bør legge opp til at denne type opplysninger blir automatisk oppdatert mellom systemene, slik at dere slipper å melde manuelt inn til leverandør (se avsnitt om integrasjon over).
Det er også viktig med tydelige retningslinjer for hvordan dine medarbeidere skal forholde seg til at dere har en ekstern partner som håndterer betaling og innfordring, og hvordan dere kommuniserer med medlemmene rundt dette. Vær åpen og konsekvent i hva dere sier og svarer, slik at det blir naturlig for alle parter.
LES OGSÅ: Resepsjonstapet - hvor overskuddet til treningssenteret forsvinner
Så og høste
En av de store gevinstene av outsourcing av støttefunksjoner er at det frigjør tid til det som er deres kjernevirksomhet. Investerer du litt tid i å velge riktig samarbeidspartner og tilrettelegge for et smidig samarbeid, kan outsourcing være nettopp det du trenger for å heve blikket og tenke fremtid og utviklingsmuligheter!
