Det å drifte et treningssenter kan i perioder være både vanskelig og krevende, men også givende og gøy. Likevel kan det være tilfeller hvor du kanskje må ta på deg flere hatter og ansvarsoppgaver innen områder du nødvendigvis ikke besitter kompetanse på selv. Du som driver treningssenter er jo opptatt av trening, helse, service og tett medlemskontakt, men å gjennomføre de administrative oppgavene og sikre lønnsomheten er kanskje ikke av dine favorittoppgaver? 

Hvorfor betaler ikke medlemmet innen betalingsfristen? 
De aller fleste medlemmer er flinke betalere og passer på at betalingen skjer hver måned enten via AvtaleGiro, SMS, eFaktura eller faktura. Samtidig er det slik at betalinger også kan utebli. Vår erfaring viser at medlemmer som har tre eller flere ubetalte medlemsavgifter, ofte bruker lengre tid på å gjøre opp for seg. Det er derfor viktig å komme i dialog med medlemmet tidlig, og legge til rette for at betaling kan skje så raskt og smidig som mulig. Som betalingsleverandør kan vi i CrediCare ta denne dialogen på vegene av treningssenteret ditt. 

• • Manglende avtalegiro-avtale
  • Manglende dekning på konto  
  • Endring i personlig og økonomisk situasjon   
  • Ikke mottatt faktura
  • Mistet/glemt faktura  
  • Uenighet om selve kravet  
    
    

LES OGSÅ: Hvem har utestående krav og hvordan forebygge 

God kunderelasjon = fornøyde medlemmer
For noen oppleves det som lettere å bli kjent med medlemsbasen sin hvis treningssenteret er mindre, eller lokalisert i mindre byer og distrikter, sammenlignet med de større sentrene i storbyene. Selv har jeg vært med å starte et CrossFit-senter, som medeier og coach, hvor vi opplevde god dynamikk og kjennskap til majoriteten av medlemsmassen. Det var veldig betryggende å ha en god relasjon til medlemsmassen, noe som gjorde det enkelt å prate, tøyse og trene sammen. Utfordringen kom likevel, da medlemmene i perioder ikke betalte for seg. Når jeg reflekterer tilbake hadde det nok hjulpet stort om vi hadde overlatt betalingen til en leverandør for dette, og dermed sluppet bekymringen og slitet. 

Overlat betalingen til en ekspert
Outsourcing benyttes som regel for å spare tid, eller for å skaffe til veie spesialkompetanse som man ikke har selv. Flere treningssentre outsourcer regnskapet til en regnskapsfører, og mange har for eksempel CrediCare som en partner for fakturering og oppfølging av betaling. Nedenfor deler jeg tips til hvordan du, sammen med oss i CrediCare, kan unngå den ubehagelige samtalen med medlemmet om betaling:  

1. Bruk et medlemssystem: På denne måten kan du være trygg på at du har god og oppdatert datakvalitet på medlemsinformasjonen. Du sikrer også kontrakter, betalingsavtaler og informasjonskanaler ut til medlemmene dine.
   
   
2. Automatiserte betalingsløsninger: Automatisering av fakturering som betalingsløsning, og påminnelser kan hjelpe deg med å unngå ubehagelige kundedialoger ved å sende varsler automatisk når en faktura er forfalt. Betaling via Vipps, eFaktura, AvtaleGiro eller direkte korttrekk er faktorer som sikrer betaling fra medlemmene dine. 
   
   
3. Gi medlemmet flere betalingsalternativer: Det kan lønne seg å tilby medlemmet flere betalingsalternativer å velge mellom. Dette gjør det enkelt og fleksibelt å betale, når og hvor det skulle passe vedkommende. Hvis medlemmet har spørsmål eller problemer med betalingen, kan det være nyttig å tilby veiledning og støtte.  
   
   
4. Tydelig kommunikasjon: Sørg for at medlemmet har klare betalingsvilkår og en tydelig faktureringssyklus fra starten av. Kommuniser tydelig om betalingsfrister og hva som skjer hvis en faktura forfaller.  
   
   
5. Påminnelser og varsel: Før man sender saken til inkasso, kan det være lurt å gi medlemmet en påminnelse eller et varsel om at faktura er forfalt. Dette er noe vi som betalingsleverandør håndterer slik at du slipper.  
   
   
6. Vennlig tilnærming: Vær høflig og profesjonell i all kommunikasjon med medlemmet ditt, selv om du er frustrert over forsinket betaling. Det er viktig å holde en vennlig og respektfull tone, selv når du minner vedkommende om en forfalt betaling.  

Det kan være vanskelig å vite hvordan medlemmet vil reagere ved påminnelser av utestående. For noen kan det å minne om utestående betaling også oppleves som at du ikke har tillit til at vedkommende vil betale frivillig. I andre tilfeller kan det oppfattes som påtrengende eller frekt. Purring er vanskelig, men det er også nødvendig for å sikre at du får betalt for den tjenesten eller produktet du har levert eller utført.

I CrediCare legger vi alltid til rette for en god service og opplevelse, slik at terskelen for å gjøre opp for seg blir lavere og terskelen for å bli på senteret blir høyere – noe som igjen gir deg og treningssenteret ditt en høyere løsningsgrad, og mer penger i kassen.