For alle som er opptatt av trening og gode resultater er det viktig med tydelige mål og en klar strategi for å nå disse målene - det samme gjelder for den daglige driften av et treningssenter. Under finner du en liste på 11 målbare suksesskriterier (KPI’er) knyttet til betaling, innfordring og medlemsoppfølging som er med på å påvirke resultatet til  senteret ditt. 

Noen ganger går vi oss blinde og gjør ting på måter vi tror er de beste, eller vi gjør som vi alltid har gjort, uten egentlig å tenke over om det finnes andre måter som er smartere og mer lønnsomme. Det kan derfor lønne seg å løfte blikket, se på hvilke aktiviteter eller faktorer som påvirker veksten og lønnsomheten til senteret, definere noen målbare suksesskriterier (KPI’er) og følge dem over tid.  

Hva er en KPI og hvorfor er det viktig?

En Key Performance Indicator (KPI), også kalt nøkkelindikator eller suksesskriterium, er en beskrivelse av de kriteriene som er mest avgjørende for hvordan bedriften din lykkes, basert på målene du har satt deg. KPI’ene kan sees på som suksesskriterier for bedriftens mål og strategier, og brukes av mange som motiverende og effektive øvelser for å styrke økonomien og bunnlinjen til senteret.

11 KPI’er du bør vurdere å følge opp 

1. Antall medlemmer på senteret
Antall medlemmer kan være avgjørende for omsetningen til et treningssenter. Det er derfor viktig å ha et aktivt forhold til hva som er den reelle medlemsmassen og sammensetningen av den, slik at du får en bedre oversikt over forholdet mellom blant annet aktive medlemmer og støttemedlemmer.  

2. Kundefrafall (churn)
Kundefrafall er antall medlemmer som sier opp medlemskapet sitt. For å få det totale bildet bør du også kartlegge hvor mange av medlemmene dine som har sluttet å trene og betale, men som formelt ikke har sagt opp medlemskapet sitt. Når du har KPI’er og rutiner som fanger opp endringer hos medlemmer, er du bedre i stand til å forutse en oppsigelse og gjøre tiltak før medlemmene forsvinner. Du er da i forkant og vil redusere tap av medlemmer og inntekter fremfor å jobbe reaktivt med medlemmer som allerede er godt på vei inn døra til konkurrenten. 

3. Tilkomst av nye medlemmer vs tap av medlemmer
Noen treningssentre har fokus på nysalg og innhenting av nye medlemmer - andre vokser av å hindre frafall, altså ved å rette fokuset mot eksisterende medlemmer. Tar du en titt på netto medlemstall - forskjellen mellom kundefrafall (churn) og nysalg - får du en oversikt over mulighetene du har til å tjene penger fremover.  

4. Faktureringsgrad
Faktureringsgrad er antall fakturerte medlemmer delt på totalt antall medlemmer på treningssenteret. Med andre ord - hvor stor andel av medlemmene dine som du forventer skal betale hver måned. 

5. Betalingsgrad
Finn ut hvor mange medlemmer som betaler innen forfall. For å sikre god likviditet og forutsigbarhet er treningssenteret ditt avhengig av at medlemmene betaler treningsavgiften når de skal. Gjør de det, har treningssenteret ditt en høy betalingsgrad. Høy betalingsgrad er en indikasjon på gode rutiner og høy databasekvalitet. Det er derfor viktig at du oppdaterer kontaktinformasjonen på dine medlemmer jevnlig.

6. Hvor stor andel av medlemmene har aktiv AvtaleGiro?
For å regne ut denne KPI'en tar du antall medlemmer som har aktiv AvtaleGiro og deler på totalt antall medlemmer på senteret ditt.  Er denne lav bør du sette fokus på å få flere medlemmer til å benytte seg av AvtaleGiro slik at medlemsavgiftene blir betalt innen fristen.  

7. Utestående krav
Hvordan fordeler utestående betalinger seg i medlemsmassen din? Har du få medlemmer med mange utestående betalinger («gjengangere») eller mange medlemmer med få utestående betalinger?  Når du får en oversikt over hvordan utestående betalinger fordeler seg i medlemsbasen din, er det enklere å se hvor dere bør prioritere og sette inn tiltak.  

8. Tap på krav
Undersøk hvor stor andel av fakturaer det er som ikke blir betalt og sett et mål slik at dette tallet blir så lite som mulig. Tallet finner du ved å ta antall ubetalte fakturaer delt på antall totale fakturaer. Fakturaer som ikke blir betalt bør tapsføres i regnskapet, men ikke i medlemssystemet. En generell anbefaling er å tapsføre fakturaen dersom den ikke er betalt innen seks måneder. På denne måten får senteret ditt et realistisk bilde over hvilke midler som faktisk står på bok, slik at midlene ikke blir unaturlig høye. 

9. Volum på frys
«Volum på frys» defineres som andelen medlemmer med fryst medlemsavtale. Når medlemskapet er fryst får senteret ditt en lavere omsetning i en periode, og dette er gjerne noe du ønsker å unngå for å ha en mest mulig stabil omsetning gjennom hele året. Samtidig kan dette være en fordel som du tilbyr medlemmene dine i en begrenset periode.  

10. Snittfrekvensen på besøk per uke
Har du god innsikt i medlemmenes treningsvaner og hvor ofte de tar turen innom treningssenteret ditt? Ta en titt på snittfrekvensen på senteret ditt da dette tallet vil si noe om sannsynligheten for at medlemmene dine fortsetter eller avslutter medlemskapet sitt. Se gjerne på snittfrekvensen opp mot betalingsfrekvens. Er det medlemmer som sjeldent trener, men betaler, kan det være lurt å aktivere tiltak for å få de til å trene mer. Sannsynligheten for at medlemmet slutter vil da bli mindre. Hvis medlemmet ikke trener eller betaler, kan det være lurt å kontakte medlemmet for å høre hva du kan gjøre for at de skal starte treningen sin igjen og bli et aktivt betalende medlem.

11. KPI’er på kundeoppfølging
Er medlemmene dine fornøyde med oppfølgingen de får av deg og dine ansatte? Jo mer fornøyde medlemmene dine er, desto mer sannsynlig er det at de fortsetter å trene på senteret ditt. Det kan være lurt å gjennomføre enkle og jevnlige kundetilfredshetsundersøkelser, hvor medlemmene vurderer og scorer ulike tilbud ved senteret ditt.

Når du begynner å måle KPI’ene du har satt deg, ser du også tydeligere hva som påvirker resultatene positivt og negativt. Dette gjør deg i stand til å gjøre mer av det som er bra for resultatene, og mindre av det som ikke bidrar til lønnsomhet, vekst eller andre mål du har for senteret ditt.  Ta gjerne kontakt med oss i CrediCare om du ønsker sparring eller rådgivning for hvordan du kan sikre deg en mer lønnsom drift.  

Vil du lese mer om KPI'er? Vi har samlet alle innleggene her.