Har du allerede purret på seks manglende månedsavgifter hjelper det ikke å purre på den syvende. Jo ferskere kravet er, jo større er sjansen for å få betalt. Det gjelder å ha gode rutiner for purring på ubetalt medlemsavgift.

Men aller først, la meg klargjøre hva jeg mener med å avskrive en fordring: Det betyr at man tapsfører den, slik at den ikke står open eller ubetalt i regnskapet. Dersom man allikevel klarer å drive inn fordringen, vil det beløpet dermed gå rett på bunnlinjen.

Ta ned antallet misligholdte betalinger

Jeg skal gi deg et eksempel som viser hvor effektivt du kan redusere antall saker som går til innkreving. Stikkordet er AvtaleGiro. Vi har snakket mye om hvor viktig det er er å få medlemmene over på AvtaleGiro, og her er nok et udiskutabelt argument for løsningen:

Av alle fakturaer som sendes medlemmene i posten, må omlag 40 prosent purres på. Fire av ti papirfakturaer blir altså ikke betalt ved forfall. Og nå kommer kruttet: For AvtaleGiro-avtaler er det tilsvarende tallet godt under to prosent!!!

Hvor mange får papirfaktura, og hvor mange har AvtaleGiro på treningssenteret ditt? Som de sier på film: You do the math!

Frisk medlemsdatabase

Vi snakker nemlig ikke bare om fysisk og psykisk helse når vi snakker treningssenter. En veltrimmet og frisk medlemsdatabase er også en suksessfaktor.

Jeg tror de fleste senterledere har kjent på følelsen av å ha flere hundre tusen utestående på grunn av manglende betaling fra medlemmene. Det er selvsagt en belastning for både likviditet og nattesøvn, men det er også en kostbar gjettelek å vurdere hvor mye man kommer til å få inn av dette.

Det er en helt forståelig sammenheng mellom alderen på et krav, størrelsen på kravet og sjansen for å få pengene inn. Når et medlem har seks måneders manglende betaling bak seg, før første purring kommer, vet vi at sjansen for å få inn noe minker betraktelig. 

Gode rutiner

Slik sørger du for at medlemsdatabasen er i god stand:

1. Be betalingspartneren din om en oversikt over misligholdte betalinger.
2. Avskriv dem som enten er mer enn 6 måneder gamle, eller som har vært purret tre ganger eller mer. Innkrevingen fortsetter så lenge loven tillater (3 år).
3. Avslutt medlemskapet etter tredje uteblevne månedsavgift hvis medlemmet er utenfor bindingstid. Eventuell bindingstid kan samles og restfaktureres på bakgrunn av samtale med medlemmet.
4. Etabler gode purrerutiner. Send purring med en gang loven tillater det (14 dager etter forfall). Husk at mange ikke har fått med seg at de har oversittet betalingsfristen og trenger bare en påminnelse. De som ikke betaler, får da en ekstra oppfølging og gjerne en personlig henvendelse.

Reelle tall

Gjør du dette, er det flere gode effekter som inntreffer:

• Du unngår å ha urealistiske forventninger til hvor mye du kan få inn av manglende medlemsbetaling
• Du har et mer presist bilde av likviditeten
• Krav som går til purring er ferskere. Det betyr høyere løsningsgrad.
• Dersom du allikevel får inn deler eller hele beløp du har avskrevet, er det penger rett på bunnlinja

Dette er ting som betalingspartneren din skal kunne rådgi deg på og hjelpe deg med.
Sammen sørger dere for at medlemsmassen er veltrimmet både i fysisk og økonomisk forstand.