Fakturaer som ikke blir betalt bør du tapsføre. Hvis du ikke gjør det, lurer du deg selv.

Virksomheter som selger varer eller tjenester på kreditt, må regne med å måtte tapsføre et antall ubetalte fakturaer i løpet av et regnskapsår. Hvor mye det er snakk om kommer helt an på størrelse og hvor mye man selger på kreditt, men helt enkelt kan man ta utgangspunkt i å måtte tapsføre rundt fem prosent av mulige innbetalinger fra medlemmer.

Et ubetalt krav kan være så mye i sammenheng med et treningssenter, for eksempel faste månedsavgifter, pt-timer eller inngangsbillett til spesialtilbud – for eksempel tilgang til svømmehall.

Vi ser at mange utestående krav ofte har sammenheng med faktorer som ukjent adresse eller manglende informasjon på medlemmet. Det er som oftest få medlemmer som utgjør en høy prosentandel av de utestående fordringene fordi det enkelte medlemmet har mange utestående avdrag. Det er disse kravene som utgjør en fiktiv inntektspost. Løsningen til å redusere den misvisende inntektsposten, er å skape en oversikt over porteføljen, ta ut rapporter og se på medlemmer som ikke bruker senteret og som har mye utestående.

Når er kravet tapt?

Det er helt naturlig å tenke at et krav aldri vil «gå tapt». En ønsker jo å få betalt for tjenestene sine, det er rett og rimelig. Likevel, til slutt må man stikke fingeren i jorden og tapsføre utestående.

Tommelfingerregelen her er å ha gode rutiner i bunn. Rådfør deg med regnskapsføreren eller revisoren din og lag gode rutiner for tapsføring- og hold deg til rutinene. Dere bør enes om hvor ofte og hvor stor del av de utestående kravene skal tapsføres.

Forholder du deg til faste tapsføringstidspunkt er det lettere å akseptere tapet, og du kan bruke tiden til andre oppgaver.

Følger opp tapsførte krav

Selv om du tapsfører et gammelt krav, vil det ubetalte kravet følges opp av betalingspartneren du samarbeider med. Betalingspartneren din følger god inkassoskikk og kontakter medlemmet med jevne mellomrom for å gjøre vedkommende oppmerksom på det utestående kravet. Dette vil skje så lenge treningssenteret ditt har juridisk rett til å kreve betaling, altså frem til kravet foreldes, eller frem til du krediterer - melder fra om å slette kravet og oppfølgingen.

Kommer pengene inn etter at du har tapsført kravet, blir det en positiv overraskelse og inntekt for senteret ditt.

Bedre økonomistyring

Treningssentre tapsfører til ulike tidspunkt, det er ingen fasit. Men du kan ikke tapsføre før det har gått seks måneder etter forfallsdato, og tre purringer er sendt.

Noen velger å tapsføre allerede tre måneder etter at kravet går til inkasso, andre tapsfører når kravet har rukket å bli 6-12 måneder gammelt. Varsellampene bør lyse når andelen krav vokser og alderen på disse eldes.

Det er ikke lurt å sitte med gamle fordringer som fremstår som en inntekt. Har du mulighet tiø å tapsføre kravet i regnskapsåret det ble sendt ut, er det mye enklere å holde styr på regnskapet. Balansen og selve regnskapsbildet blir rett, slik at du vet nøyaktig hvilke tall du og senteret ditt kan forholde deg til nå og i fremtiden.

LES OGSÅ: Hvorfor er det ulik betalingsgrad?

Å redusere denne delen av medlemsdatabasen vil gjøre inntektsposten mer reell og man vil igjen kunne forvente en høyere løsningsgrad samtidig som man kostnadsmessig sparer penger på å ikke fakturere medlemmer som burde ha vært ryddet bort fra systemet.

Husk, etter tre år foreldes gamle krav. Forhåpentligvis har du ryddet opp lenge før den tid.

Gode økonomiske rutiner gjør det lettere å forholde seg til uforutsette elementer i økonomien, som for eksempel krav som ikke betales. Vær realistisk og tapsfør gamle krav, ikke lur deg selv og senteret til å tro at dere har mer midler enn dere faktisk har på bok.